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La reclamación de una factura es una tarea a la que prácticamente cualquier pyme tiene que dedicar tiempo y recursos.
Es importante cómo lo afronte. Comunicar a un cliente un impago por su parte es siempre incómodo, pero lamentablemente también es necesario para garantizar la liquidez de la empresa.
Por eso es preferible trazar una estrategia de reclamación de impagos apropiada, en la que la automatización de procesos puede ser beneficiosa para la empresa y efectiva en su resolución.
Las claves para reclamar impagos
Tener que reclamar impagos no es algo por lo que una empresa quiere pasar. Si aprovechamos estrategias con las que reducir riesgos en nuestras operaciones, es más fácil prevenir facturas impagadas. Pero a veces no se puede evitar.
Por este motivo, en toda pyme es importante contar con una buena estrategia para reclamar impagos, en la que se especifique cómo contactar al cliente que nos debe facturas por pagar, qué soluciones le podemos ofrecer y cómo solucionar la situación lo antes posible de forma efectiva.
El objetivo principal va a ser cobrar la deuda, pero también tenemos que tener presente si queremos mantener al cliente para futuras operaciones de venta a crédito.
Sin embargo, si no tenemos éxito o llevamos un mal control de las facturas impagadas, al final nuestra empresa puede tener problemas de liquidez e incurrir en deudas propias por no poder afrontar los pagos pendientes.
Debemos encontrar el equilibrio, entre una comunicación fluida y abierta con el cliente, para darle opciones de amortización y una efectividad apropiada, con la que podamos aumentar las garantías de que conseguiremos que se nos paguen esas facturas.
Un aspecto importante a la hora solicitar una factura impagada es el método que escogemos. No es lo mismo que el comercial llame de forma amistosa al cliente que enviar una reclamación oficial vía postal. Y entre estos dos extremos tenemos muchas más opciones disponibles para cualquier empresa.
A nivel interno es muy recomendable tener un seguimiento de todas las facturas de la pyme, sobre todo cuando hablamos de grandes volúmenes de facturación.
Debemos saber qué deuda está ya vencida, si ya se ha intentado cobrar con anterioridad o si no ha habido comunicación con el cliente todavía.
Cómo reclamar facturas impagadas
Es casi inevitable que tengamos que dedicar recursos a la reclamación de facturas ya vencidas que no se nos han pagado. ¿Pero cuántos recursos queremos invertir realmente?
Algunas compañías optan de forma directa por contar con todo un departamento desde el que reclamar impagos. Normalmente está formado por profesionales con experiencia en estas acciones y se dedican exclusivamente a conseguir reducir las deudas de los clientes con la empresa.
Además de suponer una considerable inversión de recursos, también es una forma poco amigable de contactar con un cliente, que recibirá la llamada de alguien que no conoce reclamándole un pago pendiente.
Otra opción para gestionar cobros pendientes es elegir un sistema de automatización para reclamar facturas impagadas.
Algunas plataformas actuales nos permiten automatizar la reclamación de impagos, con la programación de diversas acciones que se inician en el momento en el que una factura supera el plazo de vencimiento y no ha sido abonada.
Las mejores herramientas para reclamar impagos son muy completas y te ofrecen toda la información que necesitas, ya sea la deuda acumulada que tengas con un cliente, algún pago que no se ha cobrado o qué facturas ya han pasado de plazo.
Al poder visualizar toda esta información de forma rápida y directa, es más fácil tomar acciones relacionadas.
Estas acciones también puedes gestionarlas desde estas plataformas, como programar emails automáticos para informar al cliente de forma personalizada de que tiene una factura impagada.
En estos correos automáticos también puedes facilitar soluciones de pago que estimes conveniente. Por ejemplo puedes solicitarle directamente el pago de la factura o bien ofrecerle un medio de contacto, para que pueda tratarse la situación de forma personalizada, conocer las razones del impago y ver posibles soluciones.
También se puede automatizar desde estas plataformas un aviso automático a los comerciales de cada cuenta, para que sean conscientes de que alguna factura de las operaciones con sus clientes no ha sido pagada.
Esto les ayudará a organizar su agenda de trabajo y ponerse en contacto con ese cliente cuanto antes. Esta opción es muy recomendable, dado que supone una forma cercana y amistosa de solicitar una factura impagada entre dos partes que ya se conocen (comercial y cliente). Además es muy cómoda para la empresa, dado que se puede organizar todo de forma automática a través de la plataforma de gestión de cobro.