Lunes 20/11/2017.

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Cómo enviar un documento Word de forma que nadie pueda modificarlo

  • Word es el formato que más utilizamos en el día a día y es el procesador de texto más usado del mundo

Word es, probablemente, el formato que más utilizamos en nuestro día a día si de crear documentos se trata. Es también, probablemente, el procesador de texto más utilizado por todo el mundo. Su interfaz es sencilla. Nunca ha cambiado mucho a lo largo de los años y estamos más que adaptados y acostumbrados no solo a su aspecto sin también a su sencillez. Es fácil de usar y muy intuitivo, no obstante, y a pesar de todo el tiempo que lleva entre nosotros, Word sigue guardando secretos para mucha gente.

Uno de los problemas con los que nos solemos topar viene cuando intentamos enviar un documento de tal manera que nadie pueda modificarlo. Se trata de algo muy útil, sin duda. Y es que a veces no queremos que los usuarios con los que compartimos dicho documento lo modifiquen.

Para ello, para evitar que nadie pueda alterar el contenido del mismo, existen varias opciones, entre ellas la de convertir el documento a otros formatos que no permitan la edición o que resulten mucho más difícil editarlos porque se requiere de herramientas que no todo el mundo sabe manejar.

No obstante, existen otras formas para evitar que alguien pueda tocar nuestro Word: configurarlo para que solo se abra en modo de solo lectura o bloquearlo mediante una contraseña. Realizar estos ajustes para que quede completamente protegido es muy sencillo. Simplemente sigue los siguientes pasos.

RECOMENDAR EL MODO DE SOLO LECTURA

1.- Lo primero que tienes que hacer es abrir el documento y hacer clic sobre la opción del menú Archivo > Guardar como. En este punto tendrás que elegir la ubicación donde se guardará el archivo de Word. También es el momento de ponerle un nombre.

2.- En la misma ventana que se abrirá al elegir la ubicación, también verás el botón de Herramientas, en la parte inferior. Haz clic en esa opción. Te aparecerá un menú con varias opciones. Elige entonces Opciones generales. Aquí se te volverá a abrir una nueva ventana desde la que podrás elegir, entre varias, una forma de cifrar el documento.

3.- Para establecer el modo de solo lectura, es decir, para recomendarle al usuario que recibe el documento que lo abra en este modo, simplemente tendrás que marcar esta opción: Recomendado sólo lectura. Luego acepta los cambios.

Teniendo activa la opción de solo lectura el documento siempre mandará un mensaje de alerta al usuario que lo reciba para indicarle que el propietario del archivo prefiere que se abra en modo de solo lectura para que no se realicen cambios en él.

BLOQUEAR WORD CON CONTRASEÑA

Si prefieres bloquear directamente el documento para que de esta forma nadie se salte el aviso y la recomendación de solo lectura, entonces lo aconsejable es añadir una contraseña para las opciones de uso compartido del documento. Esta opción nos asegura que al compartir nuestros archivos los demás no podrán editarlos de ninguna manera, a menos que sepan la contraseña que hemos establecido. Solo podrán, sí o sí, tener acceso a los documentos en modo de solo lectura.

Estas dos opciones te dejarán más tranquilo cuando compartas documentos con amigos o compañeros de trabajo.

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