Viernes 16/08/2019.

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Según un manual de Google y Cotec

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Una Pyme puede digitalizarse en quince días y diecisiete pasos

  • Se ha presentado en Madrid un manual gratuito, que se puede descargar por Internet, que pretende ser una guía para incrementar la presencia de las empresas en Internet.
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Google junto con  la Fundación para la Innovación Tecnológica (Cotec) acaban de publicar  “Diario de una Pyme en Internet”, una guía gratuita que pretende ayudar a las Pequeñas y Medianas Empresa a incorporarse a la Red. Se puede descargar desde la página web de Cotec  o obtenerla físicamente acercándose a la sede de la Fundación en Madrid. Se trata en esencia,  de un manual práctico, escrito  en forma de diario con todos los pasos que implican “tener presencia en Internet”.

Uno de sus autores, Miguel Castillo, se ha inspirado  en una experiencia personal: las preguntas que le planteó un amigo que pasó de ser arquitecto a montar una escuela de música.   “Hay muchas preguntas básicas que no habían calado”, ha explicado Castillo en la presentación. “Internet es cada vez más sencillo de utilizar y el libro va dirigido tanto al emprendedor que desea crear una empresa como a gestores de Pymes consolidadas”, asegura  el ingeniero y fundador de numerosas empresas en Internet.

Así, para convertirse en una e-Pyme en dos semanas habría que pasar por:

1-Elegir un dominio, el nombre sí importa.

El primer paso para zambullirse en la RED es registrar un dominio, es decir el nombre de la página. “Un nombre de dominio usualmente consiste en dos o más partes (técnicamente etiquetas), separadas por puntos cuando se las escribe en forma de texto, y que permiten localizar una computadora o servicio en Internet (..)”, explica el manual. Un dominio, es por ejemplo: www.teinteresa.es.

En este caso, y contrariamente a la publicidad reciente de una entidad financiera, el nombre será muy importante.  Hay que tener en cuenta que el nombre del dominio debe:

 -Ser fácil de recordar.

-Cuanto más corto mejor.

-“Que sea el nombre de tu empresa, de tu producto estrella o de algo que busque habitualmente los usuarios en los buscadores de Internet”.

-Si se elige un dominio “.es” hay que tener en cuenta que existen nombres prohibidos o reservados.

Una vez tomada la decisión, se compra a una empresa “registradora de dominios”. Esto implica que la empresa tiene los contenidos de la web en uno de sus servidores.  “Mi recomendación es empezar por contratar solo el dominio y el alojamiento del mismo. Más adelante podrás ver qué servicios adicionales necesitas y qué empresa te interesa más para contratarlos”.

2-La página web debe tener contenidos útiles y adaptarse a distintos soportes.

Igual que con la elección del dominio, también hay aspectos a tener en cuenta a la hora de montar la página web:

-“Es importante que pienses en generar contenidos que sean útiles para las visitas que tengas” el motivo es que si los internautas “encuentran útil la web y vuelven a menudo”, eso generará más tráfico, y “cuanto más tráfico tengamos, más esperamos vender”, señala.

-Se pueden hacer versiones de la web diseñadas para mostrarse en teléfonos móviles y tabletas porque “ver una página diseñada para ordenador en móvil o tableta es muy difícil”.


3-Sacarle partido al correo electrónico.

El correo electrónico tiene más usos que el mero e-mail. Como resaltan en la guía, permite:

-Mantener una agenda de contactos compartida entre dispositivos (smartphones, tabletas, ordenadores)

-Compartir el directorio de contactos entre empleados.

-Mantener un servicio de calendario o agenda para organizar citas y donde las invitaciones a las reuniones las gestiona directamente el correo.

-Permite crear una lista de distribución para enviar un mismo mail a un grupo de personas. “El tiempo que inviertas gestionando las listas de distribución lo ahorrarás incluyendo en cada e-mail a toda una lista de destinatarios”.

4-Almacenar ficheros en la Nube.

La Nube o Cloud computing es la última evolución en la Red. Si anteriormente en el ordenador se encontraban archivos generados (como una carta o el CV), y programas (como el de contabilidad Excell), ahora se almacenan y utilizan en la Red. En un conjunto de servidores que se encuentran en Internet y servirían a modo de ‘memoria virtual’. En la presentación del manual, se ha asegurado que “más del 50% de las PYMES dicen no saber lo que es la nube y sólo un 10% la utilizan”, y sin embargo, según la guía, la utilización de la Nube permite:

-Si se trabaja con varios dispositivos, ayuda a tener los documentos siempre sincronizados.

-Ya no es necesario utilizar una memoria USB para transportar documentos.

-Hace más fácil compartir archivos y documentos con otras personas.

5-Ventajas de crear los documentos de ofimática en la Nube.

La ofimática es  el conjunto de herramientas que se utilizan en la creación de documentos “a partir de procesadores de textos, hojas de cálculo y programas para crear presentaciones”.  

La “ofimática en la Nube” se refiere a versiones web, disponibles en Internet, y muchos de estos servicios son gratuitos.  

El manual aconseja servirse la ofimática en la Nube porque:

-Se podrá acceder a los documentos desde cualquier ubicación y ordenador.

-Se guardan de forma segura.

-Permite, en muchas ocasiones, una “edición colaborativa”. Puede mejorar la productividad porque se trata de un documento creado entre varias personas sin importar dónde están.

-El programa se actualiza solo.

6-El calendario, también en la Nube.

El manual asegura que se trata de “la mejor herramienta para aumentar la productividad del trabajo”, por los siguientes motivos:

-Se incluyen junto con las citas, información sobre la reunión.

-Se pueden compartir calendarios entre los compañeros de empresa para ver la disponibilidad.

-Se pueden aceptar o rechazar las reuniones que se envían.

-Se pueden programar avisos recordatorios.

-Se pueden crear varios calendarios para distintas actividades.

 7-El uso de la videoconferencia, ahorra costes.

Según los autores, para hacer una videoconferencia de buena calidad, únicamente se necesita: “una línea ADSL, un ordenador con cámara de vídeo, micrófonos y altavoces y un servicio de videoconferencia”. En cuanto al servicio de videoconferencia, el manual no recomienda ninguno pero sí explica que “algunos funcionan con programas que se instalan en el ordenador y que, además, de hacer llamadas gratuitas, también permiten realizar videoconferencias”.  Es el caso de Skype, Tokbox o Unix.

8-Analizar las visitas a la Web.

La analítica Web permite saber cómo marcha la página, su aceptación. Así se pueden extraer datos como cuántas visitas ha tenido, desde dónde, y qué es lo que más interesa a los internautas que han accedido a ella. “Cuando te das de alta en algunos de estos servicios gratuitos, la herramienta te da un código que tienes que introducir en tu sitio web y que te informa de cuántos usuarios están accediendo, entre otros datos interesantes”, señalan.  La analítica web permite también “medir las ventas y analizar el proceso de conversión de cómo una visita se convierte en una venta”, señala el manual.

9-Crear una tienda de comercio electrónico o utilizar un ‘marketplace’.

La forma más rápida y sencilla sería, según los autores,  acudir a una empresa que vende una aplicación web para crear esa tienda de comercio electrónico. Esas aplicaciones permiten crear un catálogo de productos a la venta, un inventario de cada referencia y herramientas para gestionar pedidos, clientes, facturas y albaranes.

La única que no incluye es la “pasarela de pago” que se debe contratar con un banco. “La pasarela de pago es la versión para Internet de los datáfonos de los comercios tradicionales para el pago mediante tarjeta de crédito”, y se integra a la página con una pequeña configuración, su coste es mensual y “no requiere una gran inversión”, aseguran.

Otra alternativa es el Marketplace, “como un centro comercial en Internet con muchas tiendas, donde podemos crear una pequeña tienda con nuestros productos”.

10-El SEO o posicionar a la empresa en los buscadores es imprescindible.

Se trata de mejorar la visibilidad de un sitio web en los resultados gratuitos de los buscadores de Internet. Se denomina optimización de motores de búsqueda, también SEO. Para conseguir mejorar el posicionamiento que proporcionará más visitas a la página y multiplicará las posibilidades de venta, recomiendan:

-Tener un contenido original (no copiado de otras páginas)  y útil para los usuarios.

-Cuidar los títulos.

-Utilizar fuentes tipográficas en negrita o en cursiva para destacar los conceptos relevantes que queremos que recojan los buscadores.

-Aplicar enlaces de otras webs de temática relacionada.

-Participar en foros temáticos.

-Escribir artículos en otros sitios Web.

-Prestar atención, gracias a la analítica web a las palabras clave que desencadenan visitas a la Web, los enlaces desde otras páginas a la propia, y a qué contenidos se hace.

11-Campañas de publicidad on-line.

En este capítulo se explica los tipos de anuncios por la Red, porque si se sabe “cómo funcionan”, beneficiará a la empresa a la hora de invertir eficientemente el dinero destinado a la publicidad. Explica las diferencias entre las dos modalidades de pago: “el pay per click y el display”. Así, en el “pay per click” (pago por clic), la empresa paga por cada clic de usuario en el anuncio. “El concepto de display es muy similar al de las vallas publicitarias tradicionales”, se contratan una serie de impresiones, generalmente varios miles, y se paga un precio fijo.

12-Los principios de los Social Media.

Se trata de utilizar las redes sociales como un nuevo canal de comunicación para la empresa.  Aseguran que se debe tener “una estrategia y unos objetivos claros y apuntan a seis principios a tener en cuenta a la hora de diseñar esa estrategia:

-Escuchar porque las redes sociales son una forma de conversación. Se debe prestar atención a lo que nos dicen y a lo que los usuarios dicen entre ellos a la hora de hablar del producto de la empresa.

-Participar en las conversaciones.

-Medir los resultados de participación en cada red. Se puede contabilizar el número de seguidores, comentarios, valoraciones…

-Compartir contenidos e ideas.

-Incluir las redes sociales en los procesos de comunicación empresarial, venta, soporte postventa, gestión de recursos humanos, investigación de mercado y clima laboral.


13- Crear vídeos de productos.

Los autores del estudio estiman que actualmente, crear vídeos corporativos está al alcance de cualquier Pyme y aseguran que es una herramienta de marketing muy importante. “Cuando dispongamos de los vídeos, lo más recomendable es utilizar algunas de las plataformas de vídeo (o redes sociales de vídeo) que de forma gratuita permiten publicarlo. La temática de los vídeos puede girar en torno a la demostración de productos, tutoriales sobre consejos o trucos, entrevistas a personas de la empresa o grabar acontecimientos en los que se participa.


14-Los blogs corporativos son nuevos canales de comunicación.

Son otro canal de comunicación que “utiliza un lenguaje más cercano que la web corporativa”. Para que sea efectivo se recomienda que no se centre tanto en presentar a la empresa como en mostrar los conocimientos del sector. Tiene múltiples ventajas como generar visitas en la web y ayudar a mejorar su posicionamiento y reforzar la imagen de marca. Recomienda, para hacer un buen blog empresarial:

-Utilizar imágenes o ilustraciones para hacerlo más atractivo y aligerar la cantidad de texto.

-Difundir los artículos en las redes sociales.

-Estar atentos a los comentarios.

-Promocionar la conversación, también entre lectores.

-Utilizarlo para gestionar críticas.

-“Es conveniente que nuestro blog tenga la dirección ‘http://blog.nombrede la empresa.com’”.

15- Utilizar el e-mail marketing.

Se trata de emplear el correo electrónico para hacer llegar a los clientes newsletters (una publicación periódica que sirve para fidelizar) o publicidad sobre promociones.

La guía resalta que las herramientas del correo electrónico suelen ser gratuitas y sus utilidades permiten hacer listas de distribución, plantillas para personalizar los mensajes, e informes que comprueban la efectividad (e-mails leídos o los que han clicado sobre enlaces).

16-El CRM on-line para gestionar a comerciales y clientes.

Se trata de una herramienta para gestionar las relaciones con los clientes cuando se tienen muchos. El CRM (Customer Relationship Management) se puede comprar y también hay empresas que lo distribuyen gratuitamente. “Necesitamos una ficha de cliente que recoja toda la información de nuestros clientes y nos muestre toda la información relevante”, señala el libro, y se facilita obtener “información del proceso comercial en sí”. Permite saber:

-Qué potenciales clientes realizan finalmente las compras.

-Cómo funciona el equipo comercial.

-Cuáles son las previsiones de ventas.

-El nivel del servicio post-venta y sus incidencias.

-Qué tipo de reclamaciones tenemos y cómo las solucionamos.

-Gestionar cuentas de clientes.

-Organizar la actividad de cada comercial.

-Obtener previsiones sobre ventas y resultados económicos.

17-El ERP on-line.

Un Enterprise Resource Planner (ERP), es un software de gestión que cubra gran parte de las áreas en las que trabaja la empresa. Así, “la información se introduce una sola vez en el sistema, con todos los datos necesarios, para que pueda ser utilizado por los distintos módulos y dentro de los flujos de trabajo de la empresa. Por ejemplo, si vendemos mercancía o cuando hacemos un pedido, los datos del mismo se comparten con la contabilidad y el almacén y finalmente con la venta y facturación al cliente”, explica. Sus ventajas residen en:

-Coste por uso según el número de usuarios y módulos.

-Los usuarios pueden a acceder desde cualquier lugar..

-Se puede dar acceso a proveedores de determinadas tareas, por ejemplo, a la gestoría para llevar contabilidad y nóminas.

-No hay que comprar ordenadores para instalar el software y luego mantenerlo.

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